Checklisten sind wichtige Instrumente im Alltag. Sie helfen uns, Fehler zu vermeiden und Aufgaben leichter zu erledigen. Die bekannteste Checkliste dürfte die selbstgeschriebene Einkaufsliste sein. Sie funktioniert wie jeder andere Checkliste auch. Schritt für Schritt werden die Produkte im Supermarkt aus den Regalen genommen, die auf der Liste stehen.

Dieser Artikel soll dabei helfen, Checklisten besser einzusetzen.

Die Checkliste hat die Aufgabe, die Wichtigkeit der auf Ihr befindlichen Punkte klar zu machen. Punkte die auf der Checkliste stehen, haben schwerwiegende Folgen wenn sie nicht beachtet werden.

Beispiel: Ziehst Du nach dem Studium endlich voller Elan in die eigene Wohnung, solltest Du auf einer Deiner Checklisten zur Umzugsvorbereitung, unbedingt den Punkt erledigt haben, der besagte “Mietvertrag der Wohnung unterschreiben und Schlüsselübergabe”. Ansonsten stehst Du vielleicht mit Sack und Pack vor der Tür. Der neue Mieter ist bereits vorgestern eingezogen und dein fast neuer Vermieter ist im Urlaub.

Checklisten müssen innerhalb von einer Minute lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Liste und nicht für nur einen Punkt. Eine Checkliste darf kein Ratgeber sein. Deshalb müssen die Punkte kompakt formuliert sein. Dauert eine Checkliste beim Lesen mehr als eine Minute, kann es bereits zu Merklücken kommen.

Kurze Checklisten mit wenigen Punkten sind effektiv. Sechs bis zehn Punkte sind in Ordnung. Boeing beispielsweise verwendet Checklisten mit fünf bis neun Punkten.

Checklisten-Schema definieren

Checklisten können unterschiedlichstem Schema sein. Wir unterscheiden zwischen zwei Arten.

• Lies-Mach: Hier wird ein Punkt auf einer Checkliste gelesen / vorgelesen und direkt ausgeführt. Dann ist der Punkt erledigt. Bekannt u.a. aus dem Cockpit im Flugzeug.
• Mach-Bestätige: Die Checkliste wird i.d.R. einmal komplett gelesen. Dann werden alle aufgeführten Punkte abgearbeitet. Am Ende wird die Checkliste erneut zur Hand genommen und abgehakt. Kennen wir u.a. vom Packen der Reisetasche vorm Urlaub.

Beide Schemas haben ihre Berechtigung und mit Sicherheit hast Du auch schon beide verwendet.

Die Lies-Mach-Checkliste

Eine Checkliste die dazu auffordert, einen Punkt zu lesen und sofort zu erledigen, ist in den meisten Fällen sinnvoll. Zum Beispiel beim Füllen der Bewerbungsunterlagen. Was kommt alles in die Mappe? Wir wissen es i.d.R. aber vergessen im Ernstfall vielleicht doch wichtige Unterlagen. Und verspielen dadurch womöglich die Karriere unseres Lebens.

Haben wir eine Checkliste auf der alles steht, was in die Mappe gehört, können wir es sofort reinlegen.

Deckblatt -> Reinlegen -> Check
Bewerbungsschreiben -> Reinlegen -> Check
Lebenslauf -> Reinlegen -> Check
Motivationsschreiben -> Reinlegen -> Check

Und so weiter. Ein anderes Beispiel wäre auch der Reisekoffer der vor der Abfahrt gepackt werden muss. Und ganz klar, auch die Packliste fürs Auto. Denn einerseits steht auf einer Liste was in den Koffer muss. Anderseits steht der Koffer selbst auf der Liste, was alles in den Kofferraum des Autos muss. Sonst steht der gepackte Koffer Zuhause während man selbst bereits im Hotel ankommt.

Die Mach-Bestätige-Checkliste

Kurz die Checkliste lesen und dann geht es los. Es werden alle auf ihr stehenden Punkte abgearbeitet. Anschließend wird die Liste zur Hand genommen und jeder Punkt abgehakt. Im Normalfall klappt es, und es ist wirklich alles erledigt. Manchmal wird die Mach-Bestätige-Checkliste aber statt einer Lies-Mach-Checkliste angewandt. Zum Beispiel beim Koffer packen.

Wird der Koffer nach bestem Wissen und Gewissen gepackt und am Ende nur durch eine Checkliste kurz überdacht, kommen häufig Zweifel. Habe ich die Hemden wirklich drin? Sind ganz unten im Koffer tatsächlich die Hygieneartikel? So sicher man sich vielleicht ist, im Zweifel wäre eine Lies-Mach-Checkliste hier besser gewesen. Denn beim Reinlegen in den Koffer wäre der Haken auf der Checkliste entstanden.

Kommunikation in Checklisten festhalten

Wenn Checklisten für Teams herausgegeben werden, sollte auf der Checkliste auch festgehalten werden, wann sich alle Mitglieder des Teams zusammensetzen um die nächsten Punkte zu besprechen. Dadurch können Checklisten das Aufgabenmanagement verbessern.

Fazit

Egal ob beim Umzug, in der Jobsuche oder bei der Recherche nach einem passenden Handyvertrag, Girokonto oder einer neuen Wohnung. Checklisten helfen immer. Sie müssen kurz sein. Innerhalb von einer Minute zu lesen sein und sollten maximal 10 Punkte vereinen.